CRM für Handwerksbetriebe: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung

Im Handwerk gehen Aufträge selten wegen schlechter Arbeit verloren. Sie gehen verloren, weil niemand zurückgerufen hat.

Die Anfrage kam morgens auf die Mailbox, der Chef war auf der Baustelle, abends war sie vergessen. Der Kunde hat den nächsten Betrieb angerufen — und der hatte am selben Tag Zeit für einen Rückruf.

Bei voller Auftragslage fällt das kaum auf. In einem ruhigeren Quartal ist es genau der Umsatz, der fehlt.

Die Kette: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung

Der ganze Betrieb hängt an vier Schritten. An jedem Übergang zwischen ihnen geht etwas verloren.

Anfrage → Angebot. Der häufigste Abbruch. Die Anfrage kommt an, aber niemand kalkuliert, weil die Werkstatt voll ist. Nach zwei Wochen ist der Kunde weg.

Angebot → Auftrag. Das Angebot ging raus und niemand hat nachgefasst. Dazu unten mehr, denn hier liegt das meiste Geld.

Auftrag → Ausführung. Termin steht, aber Material fehlt oder der Monteur hat die Zugangsdaten zum Objekt nicht.

Ausführung → Rechnung. Die Arbeit ist fertig, die Rechnung geht drei Wochen später raus, weil die Stundenzettel noch im Fahrzeug liegen. Das ist reines Liquiditätsproblem und komplett vermeidbar.

Der letzte Übergang ist der, den Betriebe am schnellsten in den Griff bekommen — und er wirkt sofort auf die Zahlungseingänge.

Wo Anfragen konkret verloren gehen

Fünf Stellen. Prüfen Sie jede im eigenen Betrieb.

Das Kontaktformular, das niemanden benachrichtigt. Es funktioniert, die Mail kommt an, aber das Postfach wird einmal am Tag geöffnet.

Anrufe während der Montage. Niemand geht ran, es gibt keine Rückrufliste. Der Anruf existiert danach nirgendwo.

Die WhatsApp-Nachricht auf dem privaten Handy des Monteurs. Der Kunde schreibt direkt. Die Absprache steht in einem Chat, den sonst niemand sieht.

Keine Zuständigkeit. Die Anfrage liegt im Sammelpostfach, drei Leute sehen sie, drei nehmen an, jemand anderes antworte.

Der Bestandskunde von vor zwei Jahren. Er meldet sich wieder, niemand erkennt ihn, und die Historie der letzten Arbeit ist unauffindbar.

Der fünfte Punkt ist im Handwerk besonders teuer: Wer die Heizung eingebaut hat, macht auch die Wartung — wenn er den Kunden noch kennt.

Das Angebot, das rausging und vergessen wurde

Dieser Punkt verdient einen eigenen Abschnitt, weil hier der größte Betrag liegt.

Das Muster ist immer gleich. Sie kalkulieren, oft mit Vor-Ort-Termin. Sie schicken das Angebot. Und damit endet es.

Der Kunde meldet sich nicht. Vielleicht vergleicht er, vielleicht hat er es übersehen. Niemand hakt nach, weil es keine Liste offener Angebote gibt.

Nötig ist wenig:

• eine Bindefrist im Angebot, die ohnehin sinnvoll ist und

gleichzeitig einen natürlichen Anlass zum Nachfassen liefert

• eine automatische Erinnerung nach drei bis fünf Tagen ohne

Antwort

• ein erfasster Grund bei Absage

Der dritte Punkt wird fast immer übergangen und liefert mittelfristig die meisten Erkenntnisse. Nach fünfzig Angeboten sehen Sie, ob Sie am Preis verlieren, am Termin oder daran, dass niemand nachgefasst hat.

Erfahrungsgemäß ist es deutlich seltener der Preis, als der Betrieb selbst annimmt.

Monteure unterwegs: was mobil wirklich gebraucht wird

Hier wird oft zu viel gebaut. Ein Monteur auf der Baustelle braucht keine Auswertungen. Er braucht fünf Dinge:

1. Wo muss ich hin — Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer
2. Was ist zu tun — Auftrag im Klartext, nicht als Positionsliste
3. Was war beim letzten Mal — kurze Historie zum Objekt
4. Zeiterfassung — Start und Ende, mit zwei Klicks
5. Fotos hochladen — Zustand vorher und nachher

Punkt fünf löst mehr Streitfälle als jede Vertragsklausel. Ein Foto vom Zustand bei Anfahrt beendet Diskussionen über Schäden, die schon vorher da waren.

Wichtige Randbedingung: Es muss offline funktionieren. Im Keller, im Neubau ohne Anschluss oder im ländlichen Funkloch gibt es kein Netz. Eine App, die dort nichts speichern kann, wird nach zwei Wochen nicht mehr benutzt.

Und die Eingabe muss kurz sein. Ein Monteur füllt kein Formular mit zwölf Pflichtfeldern aus. Drei Felder und ein Foto — das wird gemacht.

Termine und Disposition

Die eigentliche Engstelle im Handwerk ist nicht die Anfrage, sondern die Planung.

Was ein brauchbares System zeigen muss:

• wer wann wo ist, in einer Wochenansicht
• welche Aufträge noch keinen Termin haben
• welches Material für den Termin gebraucht wird und ob es da ist
• wie lange der Auftrag erfahrungsgemäß dauert

Der letzte Punkt entsteht von selbst, sobald Zeiten erfasst werden. Nach einem halben Jahr wissen Sie, wie lange ein Standardauftrag wirklich dauert — und kalkulieren anders als vorher.

Ein häufiger Fehler bei der Einführung: der Versuch, sofort eine automatische Tourenplanung zu bauen. In den meisten Betrieben plant der Chef ohnehin besser als jeder Algorithmus, weil er weiß, welcher Monteur zu welchem Kunden passt. Nötig ist Übersicht, nicht Automatik.

Anbindung an die Buchhaltung

Der Schritt, der sich am schnellsten rechnet.

Sinnvoll ist die Übergabe fertiger Rechnungsdaten an die Buchhaltung oder an den Steuerberater — je nachdem, ob Sie selbst buchen oder extern buchen lassen. Gängige Wege sind eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder ein Export im Format, das Ihr Steuerberater verarbeitet.

Was dabei zu beachten ist:

• fortlaufende Rechnungsnummern aus genau einem System
• Belege digital und geordnet abgelegt
• GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit

Wir sind keine Steuerberater. Welches Format und welcher Weg für Ihren Betrieb passt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor etwas eingerichtet wird. Technisch setzen wir um, was dort festgelegt wird.

Preise und Zeitrahmen

Leistung	Preis	Dauer
CRM für Handwerksbetriebe	ab 1.200 €	3-6 Wochen
Mobiler Zugang für Monteure	ab 800 €	2-3 Wochen
Terminplanung und Disposition	ab 600 €	1-2 Wochen
Anbindung an die Buchhaltung	ab 500 €	1-2 Wochen

Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Lizenzen Dritter kommen hinzu.

Wann sich ein CRM nicht lohnt

Der ehrliche Teil.

Es lohnt sich nicht bei zwei bis drei Mitarbeitern, wenn der Chef alle Aufträge selbst annimmt und der Kalender im Kopf funktioniert. Auch nicht, wenn Sie ausschließlich für zwei, drei Generalunternehmer arbeiten, die ihre Aufträge über ihr eigenes System vergeben.

In diesen Fällen bringt eine gemeinsame Angebotsliste und eine Rückrufliste den größten Teil des Nutzens — ohne Projekt.

Umgekehrt: Wenn Sie nicht sagen können, wie viele Angebote gerade offen sind, ist die Frage beantwortet.

Fazit

Ein CRM im Handwerk ist kein Auswertungswerkzeug. Es sorgt dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt und die Rechnung nicht drei Wochen zu spät rausgeht.

Fangen Sie klein an: alle Anfragen an einer Stelle, eine Zuständigkeit pro Anfrage, eine Bindefrist im Angebot und eine Erinnerung zum Nachfassen. Das deckt den größten Teil ab.

Schreiben Sie uns, wie viele Anfragen pro Monat hereinkommen und wie viele Monteure unterwegs sind. Wir sagen Ihnen offen, ob sich ein System lohnt. Angebot innerhalb eines Werktags.